個人情報の扱いについて

1.個人情報の取得について

（特定個人情報等につきましては下記「7.特定個人情報等の取扱いについて」をご覧ください。）
当社は、業務上必要な範囲内で、適法かつ公正な手段により個人情報を取得します。

(1)本人からの取得
当社は、取引書類等を通じて個人情報を取得します。
また、各種ご連絡やお問い合わせ、ご相談等に際して、内容を正確に記録するために、通話内容の録音等により個人情報を取得することがあります。

(2)本人以外からの取得
当社は、東京海上グループ各社、業務委託先、取引先等その他の第三者からまたは公開されている情報を元に、個人情報を取得する場合があります。

当社は、個人データを第三者から取得する場合には、当該取得に関する事項（どのような提供元から、どのような個人データを取得したか、提供元の第三者がどのように当該データを取得したか等）について確認・記録します。

2.個人情報の利用目的について

（特定個人情報等につきましては下記「7. 特定個人情報等の取扱いについて」をご覧ください。） 当社では、以下に記載された目的および下記「5. グループ会社および提携先企業との共同利用について」に掲げる目的（以下「利用目的」といいます。）に必要な範囲内で個人情報を利用します。
(1)お客様の管理者様・担当者様に関する個人情報
契約手続、お客様管理及びこれらに付随する業務の遂行のため 当社が提供するサービス等（以下「当社サービス等」といいます。）におけるアカウント発行、各種通知、当社サービス等の提供、維持、保守、改善のため 当社サービス等の改善、新サービス等の検討、研究、開発等の目的で行うお客様による当社サービス等の利用状況の調査、当社サービス等に関するネットワーク通信量の調査のため 当社サービス等の提供に必要なシステムの開発、改修、保守等のため 当社サービス等（今後提供される新サービス等、及び、検討中の新企画を含む。）に関するアンケートを実施するため 当社サービス等に関する請求処理のため 当社サービス等に関して、統計的なデータを作成するため お客様サポートのため 当社サービス等（今後提供される新サービス等、及び、検討中の新企画を含む。）に関するご案内、広告宣伝又はセミナー、イベント、キャンペーン等の当社が皆様に有用と考えるお知らせの提供、及びこれらに対するお問い合わせへの対応のため お客様の状況や当社サービス等内でのログ情報を用いたレコメンド等、お客様の利便性向上を目的とする機能の提供のため 当社サービス等のセキュリティ確保上必要な場合又は事件・事故が発生した場合の調査、ご報告又はご連絡のため 当社サービス等の不正な利用行為の防止、当該行為者の特定、当該行為に対する対応その他当社サービス等に関する紛争、トラブル等への対応のため 詐欺、サイバー攻撃、その他違法行為又は不正な行為を防止及び調査、当該行為者の特定、並びに、当該行為に対する対応のため メンテナンス情報、規約の変更その他の重要なご連絡等、当社サービス等を運用する上で必要なお知らせの提供のため 当社サービス等（今後提供される新サービス等を含む。）の開発、検討、研究及びマーケティング等への利用のため 取材、アンケート、キャンペーン又はモニター等の依頼のため 当社又は当社サービス等に関するご意見・お問い合わせへの回答、並びに当社サービス等又はお客様に関する情報の訂正、更新等への対応のため

(2)資料請求、トライアル、その他当社サービス等に関するお問い合わせを頂いた方に関する個人情報
お問い合わせへの対応のため 当社サービス等に関するご案内又は当社が皆様に有用と考えるお知らせの提供のため アンケートの送付のため ログ情報を用いたレコメンド等、お客様の利便性向上を目的とする機能の提供のため 当社サービス等又は媒体運営の改善に必要なデータの解析又は分析のため 当社の対応の品質向上及びお問い合わせ内容等の正確な把握のため

(3)イベント又はセミナー等の参加者様に関する個人情報
イベント・セミナー等の運営管理のため（共同開催企業、協賛企業への参加者情報提供を含みます。） 当社及び提携会社のサービス等、商品、イベント、セミナー情報等のご案内のため アンケートの送付のため イベント、セミナー及び当社サービス等の改善並びに新規サービス開発に必要なデータの解析又は分析のため

(4)当社のパートナー様に関する個人情報
パートナー等の選定、契約手続、パートナー等の管理及びこれらに付随する業務の遂行のため 当社サービス等に関するご案内又は当社が皆様に有用と考えるお知らせの提供のため
利用目的は、お客様にとって明確になるよう具体的に定め、ウェブサイト等で公表します。また、取得の場面に応じて利用目的を限定するよう努めます。さらに、利用目的を変更する場合には、その内容をご本人に通知するか、ウェブサイト等に公表します。

利用目的の達成に必要な範囲を超えて個人情報を取り扱うときは、個人情報保護法第18条第3項各号に掲げる場合を除き、ご本人の同意を得るものとします。

※グループ会社の範囲につきましては、「5.グループ会社および提携先企業との共同利用について」(3)をご覧ください。

3.個人データの第三者への提供について

（特定個人情報等につきましては下記「7. 特定個人情報等の取扱いについて」をご覧ください。また、当社は、外国にある第三者に対して個人データを提供することがあります。こちらもご覧ください。）
(1)当社が業務遂行上必要な範囲で個人データを、当社がお客様の脱炭素化に向けた課題に合わせたソリューション提供会社の紹介およびその紹介に向けた事前調整を行うため、ソリューション提供会社である第三者に提供することがあります。なお、提供する個人データ項目は住所、氏名、電話番号、電子メールアドレス、お問い合わせ・依頼等の内容その他申込書等に記載された内容です。

(2)当社は、上記および次の場合を除いて、ご本人の同意を得ることなく個人データを第三者に提供しません。
法令に基づき提供が許容される場合 人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることが困難である場合 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることが困難である場合 国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合 当該第三者が学術研究機関等である場合であって、当該第三者が当該個人データを学術研究目的で取り扱う必要がある場合（当該個人データを取り扱う目的の一部が学術研究目的である場合を含み、個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除きます。） 当社の業務遂行上必要な範囲内で、委託先に提供する場合（下記「4.個人データおよび特定個人情報等の取扱いの委託」をご覧ください。） 合併その他の事由による事業の承継に伴って個人データが提供される場合 当社のグループ会社および提携先企業との間で共同利用を行う場合(下記「5．グループ会社および提携先企業との共同利用について」をご覧ください。)
(3)当社は、法令で定める場合を除き、個人データおよび個人関連情報を第三者に提供した場合（個人関連情報の第三者提供については提供先で個人データとして取得されることが想定される場合）には当該提供に関する事項（どのような提供先に、どのような個人データを提供したか等）について記録します。

(4)当社は、第三者から受領した個人関連情報を、当社が保有する他の情報と結びつける等して個人情報として利用することがあります。

4.個人データおよび特定個人情報等の取扱いの委託について

当社は、利用目的の達成に必要な範囲において、個人データおよび特定個人情報等の取扱いを外部に委託することがあります。当社が外部に個人データおよび特定個人情報等の取扱いを委託する場合には、委託先の選定基準を定めて適切な委託先を選定し、委託契約を締結し、委託先における個人データの取扱い状況を含む情報管理体制を確認する等委託先に対する必要かつ適切な監督を行います。
当社では、例えば次のような業務に関連して、個人データおよび特定個人情報等の取扱いを委託しています。

(1)株主名簿の管理業務
(2)支払調書等の作成および提出に関わる業務
(3)情報システムの保守および運用に関わる業務

5.グループ会社および提携先企業との共同利用について

当社は、東京海上グループ各社および提携先企業との間で、以下のとおり個人データを共同利用します。特定個人情報等につきましては共同利用を行いません。

(1)利用目的
上記2.(1)から(4)に記載の利用目的および持株会社による東京海上グループ各社の経営管理および共通重複業務

(2)個人データの項目
住所、氏名、電話番号、電子メールアドレス、面談動画、お問い合わせ・依頼等の内容その他申込書等に記載された内容

(3)共同利用する事業者等
●グループ会社：
東京海上ホールディングス株式会社
東京海上日動火災保険株式会社

●提携先企業：
提携先金融機関

(4)個人データ管理責任者
東京海上スマートGX株式会社
代表取締役社長 小川雅昭

6.センシティブ情報の取扱いについて

当社は、要配慮個人情報ならびに労働組合への加盟、門地、本籍地、保健医療および性生活に関する情報（本人、国の機関、地方公共団体、学術研究機関等、個人情報保護法第57条第1項各号もしくは同法施行規則第6条各号に掲げる者により公開されているもの、および、本人を目視し、もしくは撮影することにより取得するその外形上明らかなものを除きます。）を、個人情報保護法その他の法令、ガイドラインに規定する場合を除くほか、取得、利用または第三者提供しません。

7.特定個人情報等の取扱いについて

特定個人情報等は、マイナンバー法により利用目的が限定されており、当社は、その目的を超えて取得・利用しません。
当社は、マイナンバー法で認められている場合を除き、特定個人情報等を第三者に提供しません。

8.個人情報保護法に基づく保有個人データおよび特定個人情報等に関する事項の通知、開示・訂正等・利用停止等について

個人情報保護法に基づく保有個人データおよび特定個人情報等に関する事項の通知、開示（第三者提供記録の開示を含む）・訂正等・利用停止等に関するご請求（以下、「開示等請求」といいます。）については、下記「11.お問い合わせ窓口」にご請求ください。ご請求者がご本人であることをご確認させていただくとともに、当社所定の書式にご記入いただいたうえで手続を行い、後日回答します。利用目的の通知請求および開示請求については、当社所定の手数料をいただきます。
開示等請求の詳細につきましてはこちらをご覧ください。

9.安全管理措置について

当社では、個人データおよび特定個人情報等の漏えい、滅失またはき損の防止その他の個人データおよび特定個人情報等の安全管理措置を講じます。具体的な安全管理措置の内容につきましてはこちらをご覧ください。

11.お問い合わせ窓口

当社は、個人情報、特定個人情報等、仮名加工情報（個人情報であるものを除く）および匿名加工情報の取扱いに関する苦情およびご相談に対し適切かつ迅速に対応します。
当社の個人情報、特定個人情報等、仮名加工情報（個人情報であるものを除く）および匿名加工情報の取扱いならびに個人データ、特定個人情報等、仮名加工情報（個人情報であるものを除く）および匿名加工情報の安全管理措置に関するご照会、ご相談は、下記までお問い合わせください。

東京海上スマートGX株式会社
〒100-0004 東京都千代田区大手町2-6-4 常盤橋タワー35階
代表取締役社長 小川雅昭
お問い合わせは、当社公式Webサイトのお問い合わせフォームよりお願いいたします。